Pianificare senza errori

La fase temporale del progetto è importante quanto la fase di analisi. 

Definire in modo corretto la sequenza con cui i canali sono attivati, con cui si comunica sui diversi canali e attraverso i quali il consumatore viene guidato ad interagire con noi, sono determinanti. 

La definizione del time e scheduling del progetto si realizza attraverso un utilizzo strategico delle fasi di relazioni con la marca, andando a prevedere quali azioni intraprendere (dalla brand all’advocacy) e quali canali misurare sul consumatore (engagement, performance, brand). 

La fase temporale si sviluppa in un periodo di tempo definito o in relazione all’analisi della stagionalità e del mercato.

Si analizza e si struttura su base settimanale, in alcuni casi anche giornaliera (per lanci di prodotto, planning su facebook, eventi one-day, etc) e copre un periodo che può andare da 1 a 3 a 12 mesi. 

In caso di macro strategia lo sheduling del planning è progettato su base annuale e tiene in considerazione non soltanto dei canali coinvolti dal digitale, ma anche delle diverse attività svolte da tutti i mezzi (ie: flow chart di media planning).

A integrazione del documento è ottimale prevedere le singole azioni svolte sulle piattaforme degli Owned Media, questo per rendere il documento utile trasversalmente a tutta l’azienda.

A proposito dell’attività interne, sarebbe opportuno visionare in un unico documento le attività svolte e previste sia all’interno del brand (aggiornamenti, cambiamenti, integrazioni) che delle pagine social (post editoriali, tweet, caricamento immagini), che di altri canali collegati (minisiti, pagine utenti, attività di Digital PR o digital listening), per valutare anche il potenziale impatto sul piano di comunicazione.

Rispetto ad altri modelli utili, la flowchart strategica deve rappresentare in forma grafica, sviluppata su un foglio di excel o con un software ad hoc, il progetto nel suo complesso, considerare tutti i canali e azioni previste. 

Per esempio, per i canali digitali i dati presenti nel modello dovrebbero prevedere: 

• Indicazione dei canali digitali (Display, Video, Social, SEA, Mobile);
• Indicazione dei veicoli  (Banner, Video, Keyword, Email, …);
• Indicazione dei contenuti (News, Sport, Fashion, Finance,…); 
• Indicazione del periodo (giorno/settimana/mese);
• Indicazione del budget (soglie d’investimento);
• Indicazione dell’obiettivo (Brand, Engagement, Performance);
• Indicazione dei KPI per singolo canale (click, impression, follower, fan, …).

A livello totale, la macro flowchart strategica del planning rappresenta, in un'unica visione, il tipo di attività che verrà svolta sul progetto e relativi kpi di controllo.

Con la fase operativa a seguire, si monitoreranno le singole azioni per singole attività e sarà necessario aggiornare il documento  in relazione ai diversi cambiamenti e modifiche,  affinché possa essere sempre relativa alla situazione As Is del progetto.